기능 정의서: IT 서비스 개발의 핵심 문서

요약 

기능정의서의 작성 목적

1. 요구사항 정의를 수행함에 있어 기능에 대한 눈높이를 맞추는 역할을 한다.
2. 개발 비용 산출 근거로 활용한다.
3. 작업 기간을 산출의 근거로 활용한다.

기능적의 작성하기

1. 기능 고트
2. 뎁스, 기능명
3. 구현 대상, 작업 요소, 관리자 연동
4. 기능 정의

 

IT 개발 프로젝트의 성공을 위해서는 여러 요소가 필요하지만, 그 중에서도 기능 정의서는 특히 중요한 역할을 합니다. 이 글에서는 기능 정의서의 개념, 작성 방법, 주의사항 등을 자세히 살펴보겠습니다.

기능 정의서란?

기능 정의서는 소프트웨어나 시스템이 수행해야 할 기능과 요구사항을 상세하게 정의한 문서입니다. 이는 개발자, 기획자, 디자이너 등 프로젝트에 참여하는 모든 이해관계자들이 공통된 이해를 갖도록 돕는 중요한 도구입니다. 기능 정의서는 단순히 기능을 나열하는 것이 아니라, 각 기능의 목적, 동작 방식, 제약 조건, 예외 상황 등을 포함하여 구체적으로 설명합니다. 이를 통해 개발 과정에서 발생할 수 있는 오해와 혼란을 최소화하고, 효율적인 작업 진행을 가능하게 합니다.

기능 정의서의 중요성

기능 정의서가 왜 중요한지 몇 가지 이유를 살펴보겠습니다.

첫째, 명확한 목표 설정: 기능 정의서는 프로젝트의 목표와 범위를 명확히 합니다. 이를 통해 모든 팀원들이 같은 방향을 향해 나아갈 수 있습니다.

둘째, 의사소통 도구: 다양한 배경을 가진 팀원들 사이의 의사소통을 원활하게 합니다. 기술적 지식이 없는 사람도 이해할 수 있는 언어로 작성되어, 모든 이해관계자가 프로젝트의 내용을 파악할 수 있습니다.

셋째, 품질 관리: 기능 정의서는 테스트 계획의 기초가 됩니다. 각 기능이 제대로 구현되었는지 확인하는 기준이 되어 품질 관리에 도움을 줍니다.

넷째, 리스크 관리: 초기에 요구사항을 명확히 함으로써, 후반부에 발생할 수 있는 큰 변경사항이나 오해를 줄일 수 있습니다.

다섯째, 비용 및 일정 관리: 구체적인 기능 정의를 바탕으로 더 정확한 개발 기간과 비용을 산정할 수 있습니다.

기능 정의서의 구성 요소

효과적인 기능 정의서는 다음과 같은 요소들을 포함해야 합니다:

1. 개요: 프로젝트의 전반적인 목적과 배경을 설명합니다.
2. 용어 정의: 문서에서 사용되는 주요 용어들을 정의합니다.
3. 시스템 구조: 전체 시스템의 구조와 각 모듈의 관계를 설명합니다.
4. 기능 목록: 구현해야 할 모든 기능을 나열합니다.
5. 상세 기능 설명: 각 기능에 대한 자세한 설명을 제공합니다.
   
   • 기능 ID
   • 기능명
   • 설명
   • 입력값
   • 처리 과정
   • 출력값
   • 예외 상황 및 처리 방법
6. 비기능적 요구사항: 성능, 보안, 확장성 등에 대한 요구사항을 명시합니다.
7. 인터페이스 설계: 사용자 인터페이스(UI)나 시스템 간 인터페이스에 대한 설명을 포함합니다.
8. 제약사항: 기술적, 법적, 비즈니스적 제약사항을 명시합니다.
9. 승인 및 변경 이력: 문서의 승인 절차와 변경 이력을 기록합니다.

기능 정의서 작성 방법

기능 정의서를 효과적으로 작성하기 위한 몇 가지 팁을 소개합니다.

1. 사용자 중심으로 생각하기: 기능을 정의할 때는 항상 최종 사용자의 관점에서 생각해야 합니다. 사용자가 어떤 목적으로, 어떤 상황에서 이 기능을 사용할지 고려해야 합니다.
2. 명확하고 구체적으로 작성하기: 모호한 표현은 피하고, 가능한 한 구체적으로 작성합니다. 예를 들어, “빠르게 처리한다”보다는 “3초 이내에 처리한다”와 같이 구체적인 수치를 제시하는 것이 좋습니다.
3. 일관된 형식 사용하기: 문서 전체에 걸쳐 일관된 형식과 용어를 사용합니다. 이는 문서의 가독성을 높이고 혼란을 줄입니다.
4. 예시 활용하기: 복잡한 기능의 경우, 구체적인 예시를 들어 설명하면 이해를 돕습니다.
5. 다이어그램 활용하기: 복잡한 프로세스나 시스템 구조는 다이어그램으로 표현하면 이해하기 쉽습니다.
6. 이해관계자와의 협업: 기능 정의서 작성은 개발자, 기획자, 디자이너 등 다양한 이해관계자와의 협업을 통해 이루어져야 합니다.
7. 지속적인 업데이트: 기능 정의서는 프로젝트 진행 중에도 계속해서 업데이트되어야 합니다. 변경사항이 있을 때마다 문서에 반영하고, 모든 이해관계자에게 공유해야 합니다.

기능 정의서 작성 시 주의사항

기능 정의서를 작성할 때 주의해야 할 점들을 살펴보겠습니다.

1. 과도한 상세화 지양: 너무 상세한 내용은 오히려 혼란을 줄 수 있습니다. 핵심적인 내용에 집중하되, 불필요한 세부사항은 제외합니다.
2. 기술적 용어 남용 주의: 모든 이해관계자가 이해할 수 있도록 가능한 한 일상적인 언어를 사용합니다. 기술적 용어를 사용해야 할 경우에는 용어 정의 섹션에 설명을 추가합니다.
3. 구현 방법 명시 지양: 기능 정의서는 ‘무엇을’ 해야 하는지를 명시하는 것이지, ‘어떻게’ 구현해야 하는지를 명시하는 것이 아닙니다. 구현 방법은 개발자의 재량에 맡기는 것이 좋습니다.
4. 비현실적인 요구사항 주의: 기술적으로 구현 불가능하거나 비용 대비 효과가 낮은 기능은 재고해야 합니다.
5. 중복 및 모순 방지: 문서 내에서 중복되거나 모순되는 내용이 없는지 꼼꼼히 확인해야 합니다.
6. 변경 관리: 기능 정의서의 변경사항을 철저히 관리해야 합니다. 모든 변경사항은 문서화하고, 관련 이해관계자들의 승인을 받아야 합니다.

기능 정의서와 애자일 방법론

최근 많은 IT 프로젝트에서 애자일 방법론을 채택하고 있습니다. 애자일 방법론에서는 상세한 문서화보다는 빠른 개발과 지속적인 피드백을 강조합니다. 그렇다면 애자일 환경에서 기능 정의서는 어떤 역할을 할까요?

애자일 방법론에서도 기능 정의서는 여전히 중요합니다. 다만 그 형태와 사용 방식이 조금 다릅니다.

1. 유연한 문서: 애자일에서의 기능 정의서는 더욱 유연하고 간결해집니다. 모든 세부사항을 미리 정의하기보다는, 핵심적인 요구사항만을 정의하고 나머지는 개발 과정에서 구체화합니다.
2. 사용자 스토리: 기능을 정의할 때 ‘사용자 스토리’ 형식을 많이 사용합니다. 이는 “~한 사용자로서, ~를 하고 싶다. 그래야 ~한 이점이 있기 때문이다.”와 같은 형식으로 기능을 정의합니다.
3. 지속적인 업데이트: 애자일에서는 각 스프린트마다 기능 정의서를 업데이트합니다. 이를 통해 변화하는 요구사항을 신속하게 반영할 수 있습니다.
4. 협업 도구 활용: 실시간으로 업데이트되고 공유될 수 있는 온라인 협업 도구를 활용하여 기능 정의서를 관리합니다.

기능 정의서와 프로토타이핑

기능 정의서와 함께 프로토타이핑을 활용하면 더욱 효과적으로 요구사항을 정의하고 공유할 수 있습니다.

프로토타이핑이란 실제 제품을 만들기 전에 간단한 모형을 만들어보는 과정을 말합니다. IT 개발에서는 주로 UI/UX 프로토타입을 말하며, 이는 실제 동작하는 기능은 없지만 사용자 인터페이스의 모습과 흐름을 보여주는 것입니다.

프로토타이핑의 장점은 다음과 같습니다.

1. 시각화: 문서로 설명하기 어려운 부분을 시각적으로 표현할 수 있습니다.
2. 조기 피드백: 개발 초기 단계에서 사용자의 피드백을 받을 수 있어, 큰 방향성 수정이 필요할 경우 비용을 최소화할 수 있습니다.
3. 의사소통 촉진: 개발자, 디자이너, 기획자 간의 의사소통을 원활하게 합니다.
4. 사용성 테스트: 실제 사용자를 대상으로 초기 사용성 테스트를 진행할 수 있습니다.

프로토타입은 기능 정의서를 보완하는 역할을 합니다. 기능 정의서가 ‘무엇을’ 구현할지를 정의한다면, 프로토타입은 그것이 ‘어떻게’ 보이고 동작할지를 보여줍니다.

기능 정의서와 테스트 계획

기능 정의서는 테스트 계획을 수립하는 데에도 중요한 역할을 합니다. 각 기능에 대한 명확한 정의가 있어야 그에 맞는 테스트 케이스를 작성할 수 있기 때문입니다.

테스트 계획 수립 시 기능 정의서를 활용하는 방법은 다음과 같습니다:

1. 기능별 테스트 케이스 작성: 각 기능에 대해 정상 동작 케이스와 예외 케이스를 포함한 테스트 케이스를 작성합니다.
2. 성능 테스트 계획: 기능 정의서에 명시된 성능 요구사항을 바탕으로 성능 테스트 계획을 수립합니다.
3. 통합 테스트 계획: 기능 간의 상호작용과 의존성을 파악하여 통합 테스트 계획을 수립합니다.
4. 사용자 수용 테스트(UAT) 계획: 기능 정의서의 사용자 시나리오를 바탕으로 UAT 계획을 수립합니다.

기능 정의서와 프로젝트 관리

기능 정의서는 프로젝트 관리에 있어서도 중요한 도구입니다.

1. 일정 관리: 각 기능의 복잡도와 우선순위를 바탕으로 개발 일정을 수립할 수 있습니다. 기능 정의서에 명시된 기능들을 작업 단위로 나누고, 각 작업에 소요되는 시간을 추정하여 전체 프로젝트 일정을 계획할 수 있습니다.
2. 리소스 할당: 각 기능의 특성에 따라 적절한 개발자와 디자이너를 할당할 수 있습니다. 예를 들어, 데이터베이스 관련 기능에는 백엔드 개발자를, UI 관련 기능에는 프론트엔드 개발자와 UI/UX 디자이너를 할당하는 식입니다.
3. 진척도 관리: 기능 정의서에 명시된 기능들을 기준으로 프로젝트의 진척도를 측정할 수 있습니다. 각 기능의 구현 여부를 체크리스트로 관리하면 전체 프로젝트의 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다.
4. 범위 관리: 프로젝트 진행 중 새로운 요구사항이 추가되거나 기존 요구사항이 변경될 때, 기능 정의서를 기준으로 그 영향을 평가하고 프로젝트 범위를 조정할 수 있습니다.
5. 의사결정: 프로젝트 진행 중 발생하는 다양한 의사결정 상황에서 기능 정의서를 참조하여 객관적인 판단을 내릴 수 있습니다.

기능 정의서의 한계와 보완 방법

기능 정의서는 매우 유용한 도구이지만, 몇 가지 한계점도 있습니다. 이러한 한계를 인식하고 적절히 보완하는 것이 중요합니다.

1. 정적인 문서: 기능 정의서는 기본적으로 정적인 문서입니다. 빠르게 변화하는 IT 환경에서 이를 지속적으로 업데이트하는 것이 쉽지 않을 수 있습니다.
   
   • 보완 방법: 온라인 협업 도구를 활용하여 실시간으로 업데이트하고 공유합니다. 또한 정기적인 리뷰 세션을 통해 문서의 최신성을 유지합니다.
2. 해석의 차이: 문서로 표현된 내용은 읽는 사람에 따라 다르게 해석될 수 있습니다.
   
   • 보완 방법: 가능한 한 명확하고 구체적인 언어를 사용하고, 필요한 경우 도표나 다이어그램을 활용합니다. 또한 정기적인 미팅을 통해 팀원들 간의 해석 차이를 조율합니다.
3. 사용자 경험 표현의 한계: 텍스트 위주의 문서로는 사용자 경험을 완벽하게 표현하기 어렵습니다.
   
   • 보완 방법: 프로토타이핑 툴을 활용하여 사용자 인터페이스와 상호작용을 시각화합니다.
4. 비기능적 요구사항 표현의 어려움: 성능, 보안, 확장성 등의 비기능적 요구사항을 명확하게 표현하기 어려울 수 있습니다.
   
   • 보완 방법: 가능한 한 구체적인 수치와 기준을 제시합니다. 예를 들어, “시스템은 빠르게 동작해야 한다” 대신 “시스템은 동시 접속자 1000명 기준으로 페이지 로딩 시간 3초 이내여야 한다”와 같이 표현합니다.
5. 기술적 제약사항 반영의 어려움: 기획 단계에서 모든 기술적 제약사항을 파악하기 어려울 수 있습니다.
   
• 보완 방법: 개발팀과의 긴밀한 협업을 통해 기술적 실현 가능성을 지속적으로 검토합니다. 필요한 경우 기술 검증(PoC)을 진행합니다.

기능 정의서 작성 도구

효과적인 기능 정의서 작성을 위해 다양한 도구들이 사용됩니다. 몇 가지 대표적인 도구를 소개하겠습니다.

1. 문서 작성 도구
   
   • Microsoft Word, Google Docs: 가장 기본적이고 널리 사용되는 문서 작성 도구입니다.
   • Confluence: 팀 협업에 특화된 문서 작성 및 관리 도구로, 버전 관리와 실시간 협업이 용이합니다.
2. 다이어그램 작성 도구
   
   • Draw.io: 무료로 사용할 수 있는 온라인 다이어그램 작성 도구입니다.
   • Lucidchart: 직관적인 인터페이스로 다양한 종류의 다이어그램을 작성할 수 있습니다.
   • Microsoft Visio: 전문적인 다이어그램 작성 도구로, 복잡한 시스템 구조도 표현이 가능합니다.
3. 프로토타이핑 도구
   
   • Figma: 실시간 협업이 가능한 UI/UX 디자인 및 프로토타이핑 도구입니다.
   • Adobe XD: Adobe에서 제공하는 UI/UX 디자인 도구로, 다른 Adobe 제품들과의 연동성이 좋습니다.
   • Sketch: Mac 환경에서 사용할 수 있는 UI/UX 디자인 도구입니다.
4. 요구사항 관리 도구
   
   • Jira: 애자일 프로젝트 관리에 특화된 도구로, 요구사항을 사용자 스토리 형태로 관리할 수 있습니다.
   • Trello: 직관적인 칸반 보드 형태로 요구사항을 관리할 수 있습니다.
   • ReQtest: 요구사항 관리에 특화된 도구로, 요구사항의 추적과 테스트 케이스 관리가 용이합니다.

이러한 도구들을 적절히 조합하여 사용하면 더욱 효과적으로 기능 정의서를 작성하고 관리할 수 있습니다.