프로젝트, 포트폴리오 그리고 프로그램

요약

프로젝트 Project

프로젝트란 고유한 제품, 서비스 혹은 결과를 창출하기 위해 수행되는 한시적인 노력을 뜻합니다. A Project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result.

프로젝트의 특징

한시성(Temporary): 시작과 끝이 있음
고유성(Unique): 새로운 제품, 서비스, 결과물
점진적 구체화(Progressive Elaboration): 프로젝트가 수행되면서 결과물이 점진적으로 구체화되는 특징을 가지고 있다.
변화 수반(Drive Change): 변화를 반드시 가지고 있다.
비즈니스 가치 창출(Enable Business Value Creation)

조직에서 프로젝트를 착수하는 상황

사업/기술 전략의 실행
사업/기술 전략의 변경
제품/서비스/프로세스의 창출
제품/서비스/프로세스의 개선
이해관계자 요청
사용자 니즈 충족
법률, 규정, 사회적 요구 충족

프로젝트 예시

신규 제품 개발
신규 서비스 개발
조직 구조의 변경
신규 운송 수단 설계
신규 정보 시스템 개발
신규 정보 시스템 확보
건축
상하수도 시스템 건설

프로젝트 관리 Project Management

프로젝트 요구사항을 충족시키기 위해 지식, 스킬, 도구, 기법을 프로젝트 활동들에 적용하는 것

Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements.

PMP의 관점에서 본 PMO와 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오의 관계

서론: PMO의 중요성

프로젝트 관리 사무소(Project Management Office, PMO)는 현대 기업에서 점차 그 중요성이 커지고 있습니다. 특히 프로젝트 기반의 업무가 많은 IT 산업에서 PMO의 역할은 더욱 중요해지고 있습니다. PMO는 단순히 프로젝트를 관리하는 것을 넘어 프로그램과 포트폴리오까지 아우르는 전략적인 역할을 수행합니다. 이 글에서는 프로젝트 관리 전문가 자격(Project Management Professional, PMP)의 관점에서 PMO가 어떻게 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오를 관리하고 이들 간의 관계를 조율하는지 살펴보겠습니다.

PMO의 정의와 유형

PMO의 정의

PMO는 조직 내에서 프로젝트 관리와 관련된 표준과 프로세스를 정립하고, 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오를 효과적으로 관리하기 위한 중앙 조직입니다. PMP에서는 PMO를 “프로젝트, 프로그램 또는 그 조합과 관련된 중앙 집중식 조정 관리 기능을 제공하는 조직 구조”로 정의합니다.

PMO의 유형

PMO는 조직의 필요와 성숙도에 따라 다양한 형태로 존재할 수 있습니다. PMP에서는 일반적으로 다음 세 가지 유형의 PMO를 구분합니다:

지원형 PMO: 프로젝트 관리자들에게 템플릿, 베스트 프랙티스, 교육 등을 제공하는 자문 역할을 합니다.
통제형 PMO: 프로젝트 관리 표준과 방법론을 수립하고 이의 준수를 요구합니다. 프로젝트의 성과를 모니터링하고 필요시 개입합니다.
지시형 PMO: 프로젝트를 직접 관리하고 프로젝트 관리자들을 지휘합니다. 가장 높은 수준의 통제와 책임을 가집니다.

PMO와 프로젝트 관리

프로젝트의 정의

PMP에 따르면 프로젝트는 “특정한 제품, 서비스 또는 결과물을 창출하기 위해 수행하는 한시적인 노력”입니다. 프로젝트는 명확한 시작과 끝이 있으며, 고유한 특성을 가집니다.

PMO의 프로젝트 관리 역할

PMO는 프로젝트 관리에 있어 다음과 같은 핵심적인 역할을 수행합니다:

프로젝트 관리 방법론 수립: 조직에 적합한 프로젝트 관리 방법론을 개발하고 표준화합니다.
프로젝트 관리자 지원: 프로젝트 관리자들에게 필요한 도구, 기술, 지식을 제공합니다.
프로젝트 모니터링 및 통제: 프로젝트의 진행 상황을 모니터링하고, 필요시 적절한 조치를 취합니다.
리소스 관리: 프로젝트 간 리소스 할당을 최적화합니다.
프로젝트 성과 평가: 프로젝트의 성공 여부를 평가하고, 교훈을 도출합니다.

PMO와 프로젝트 생명주기

PMO는 프로젝트의 전체 생명주기에 걸쳐 관여합니다:

착수 단계: 프로젝트 헌장 작성을 지원하고, 이해관계자 식별을 돕습니다.
계획 단계: 프로젝트 계획 수립을 위한 가이드라인과 템플릿을 제공합니다.
실행 단계: 프로젝트 진행 상황을 모니터링하고, 이슈 해결을 지원합니다.
통제 단계: 변경 관리 프로세스를 관리하고, 품질 관리를 지원합니다.
종료 단계: 프로젝트 종료 절차를 관리하고, 교훈을 문서화합니다.

PMO와 프로그램 관리

프로그램의 정의

PMP는 프로그램을 “개별적으로 관리하는 것보다 프로그램으로 관리할 때 이점이 있는 관련 프로젝트, 하위 프로그램 및 프로그램 활동의 그룹”으로 정의합니다. 프로그램은 보통 전략적 비즈니스 목표와 직접적으로 연결됩니다.

PMO의 프로그램 관리 역할

PMO는 프로그램 관리에 있어 다음과 같은 역할을 수행합니다:

프로그램 거버넌스 수립: 프로그램 수준의 의사결정 체계를 구축합니다.
프로그램 간 조정: 여러 프로그램 간의 의존성과 리소스 공유를 관리합니다.
프로그램 성과 관리: 프로그램 수준의 KPI를 설정하고 모니터링합니다.
이해관계자 관리: 프로그램 수준의 이해관계자 관리 전략을 수립합니다.
혜택 실현 관리: 프로그램을 통해 얻고자 하는 비즈니스 혜택의 실현을 추적합니다.

프로그램과 프로젝트의 연계

PMO는 프로그램과 그 구성 프로젝트들 간의 연계를 관리합니다:

전략적 정렬: 각 프로젝트가 프로그램의 목표에 부합하는지 확인합니다.
의존성 관리: 프로젝트 간 의존성을 식별하고 관리합니다.
리소스 최적화: 프로그램 내 프로젝트 간 리소스 할당을 최적화합니다.
위험 관리: 프로그램 수준의 위험을 식별하고 관리합니다.
통합 관리: 프로젝트 결과물들이 프로그램 수준에서 잘 통합되도록 관리합니다.

PMO와 포트폴리오 관리

포트폴리오의 정의

PMP에 따르면 포트폴리오는 “조직의 전략적 목표 달성을 위해 관리되는 프로젝트, 프로그램, 하위 포트폴리오 및 운영의 집합”입니다. 포트폴리오는 조직의 전체 투자를 대상으로 합니다.

PMO의 포트폴리오 관리 역할

PMO는 포트폴리오 관리에 있어 다음과 같은 역할을 수행합니다:

전략적 정렬: 포트폴리오 구성요소들이 조직의 전략적 목표와 정렬되도록 합니다.
투자 최적화: 제한된 자원을 가장 가치 있는 이니셔티브에 할당합니다.
균형 조정: 단기/장기, 고위험/저위험 프로젝트 간의 균형을 유지합니다.
성과 모니터링: 포트폴리오 전체의 성과를 모니터링하고 보고합니다.
변화 관리: 비즈니스 환경 변화에 따른 포트폴리오 조정을 지원합니다.

포트폴리오와 프로그램, 프로젝트의 연계

PMO는 포트폴리오, 프로그램, 프로젝트 간의 연계를 관리합니다:

계층적 정렬: 프로젝트 → 프로그램 → 포트폴리오로 이어지는 계층적 정렬을 확인합니다.
자원 할당: 포트폴리오 수준에서 프로그램과 프로젝트에 자원을 할당합니다.
우선순위 지정: 포트폴리오 내 프로그램과 프로젝트의 우선순위를 결정합니다.
성과 평가: 프로젝트와 프로그램의 성과가 포트폴리오 목표 달성에 기여하는지 평가합니다.
리스크 관리: 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오 수준의 리스크를 통합적으로 관리합니다.

PMO의 통합적 접근

전략적 정렬

PMO는 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오가 조직의 전략적 목표와 정렬되도록 합니다:

전략 해석: 조직의 전략을 포트폴리오, 프로그램, 프로젝트 수준의 목표로 해석합니다.
선택과 우선순위 지정: 전략적 목표에 부합하는 이니셔티브를 선택하고 우선순위를 부여합니다.
성과 지표 설정: 전략적 목표와 연계된 KPI를 설정하고 모니터링합니다.
전략 실행 모니터링: 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오 활동이 전략 실행에 기여하는지 지속적으로 평가합니다.

리소스 최적화

PMO는 조직의 제한된 리소스를 효율적으로 활용할 수 있도록 지원합니다:

역량 평가: 조직의 현재 역량과 가용 자원을 평가합니다.
수요 예측: 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오 수준에서의 리소스 수요를 예측합니다.
할당 최적화: 우선순위와 역량을 고려하여 리소스를 최적으로 할당합니다.
충돌 해결: 리소스 충돌 발생 시 이를 해결하기 위한 중재 역할을 수행합니다.

위험 관리

PMO는 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오 수준의 위험을 통합적으로 관리합니다:

위험 식별: 각 수준에서의 위험을 식별하고 분류합니다.
위험 평가: 위험의 영향과 발생 가능성을 평가합니다.
대응 전략 수립: 위험에 대한 대응 전략을 수립합니다.
모니터링 및 통제: 위험 상황을 지속적으로 모니터링하고 필요시 조치를 취합니다.

의사소통 관리

PMO는 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오 간의 원활한 의사소통을 지원합니다:

의사소통 계획 수립: 각 수준에서의 의사소통 요구사항을 파악하고 계획을 수립합니다.
정보 흐름 관리: 상향, 하향, 수평적 정보 흐름을 관리합니다.
보고 체계 구축: 표준화된 보고 체계를 구축하여 일관된 정보 전달을 가능하게 합니다.
이해관계자 관리: 각 수준의 이해관계자들과 효과적으로 소통합니다.

PMO의 도전과제와 발전 방향

PMO의 주요 도전과제

PMO는 다음과 같은 도전과제에 직면할 수 있습니다:

가치 입증: PMO의 존재 가치를 명확히 입증해야 합니다.
변화 관리: 조직 문화의 변화를 이끌어내야 합니다.
기술 활용: 새로운 프로젝트 관리 기술과 도구를 효과적으로 도입해야 합니다.
애자일 적용: 전통