조달의 중요성
조달은 프로젝트 기획 성과영역에서 필수적인 요소로, 외부 공급자로부터 필요한 자원, 서비스, 상품을 확보하는 프로세스를 포함합니다. 프로젝트의 성공 여부는 조달 프로세스의 효율성과 정확성에 크게 의존하며, 잘못된 조달 전략은 비용 초과, 일정 지연, 품질 저하로 이어질 수 있습니다.
조달의 핵심 개념
조달의 정의
조달은 프로젝트 요구사항을 충족하기 위해 외부 자원을 효율적으로 확보하는 활동입니다. 계약, 공급업체 관리, 가격 협상 등을 포함하며, 프로젝트의 범위와 목표에 부합해야 합니다.
조달 관리의 목표
- 프로젝트 요구사항에 맞는 자원과 서비스 확보.
- 비용 및 일정 최적화.
- 계약 조건 및 법적 요구사항 준수.
- 공급망의 위험 요소 최소화.
조달 관리 프로세스
1. 요구사항 정의
활동: 프로젝트의 범위와 목표에 따라 필요한 자원 및 서비스의 상세 요구사항 정의.
도구: 요구사항 문서, 자원 분배 차트.
결과물: 조달 요구사항 명세서.
2. 조달 계획 수립
활동: 어떤 자원을 외부에서 조달할지 결정하고 조달 전략을 수립.
도구: 시장 분석, 조달 계획 템플릿.
결과물: 조달 관리 계획서.
3. 공급업체 선정
활동: 적합한 공급업체를 평가하고 선택.
도구: 요청서(RFP, RFQ), 벤더 평가 기준표.
결과물: 계약서 및 공급업체 선정 보고서.
4. 계약 관리
활동: 계약 이행을 모니터링하고, 변경 사항을 관리.
도구: 계약 관리 소프트웨어, 계약 변경 요청서.
결과물: 계약 실행 상태 보고서.
5. 계약 종료
활동: 계약 조건이 완료되었는지 검토하고 종료 절차 진행.
도구: 종료 체크리스트, 검토 보고서.
결과물: 계약 종료 증빙 문서.
PMBOK 지식 영역 및 프로세스 그룹
PMBOK 지식 영역
- 조달 관리: 프로젝트 외부에서 자원을 확보하고 이를 효과적으로 관리하는 활동.
- 자원 관리: 조달된 자원을 프로젝트에 적절히 배분하는 과정.
프로세스 그룹
- 계획 수립: 조달 관리 계획을 작성하고 전략을 정의.
- 실행: 조달 프로세스의 실행과 공급업체 선정 진행.
- 감시 및 통제: 계약 이행을 모니터링하고 변경 사항을 관리.
프로젝트 실무에서의 주요 이슈 및 해결 사례
이슈 1: 부적합한 공급업체 선정
- 문제: 낮은 품질의 자원을 제공하는 공급업체 선정으로 프로젝트 지연 발생.
- 해결 사례: 사전 자격 검토 및 벤더 평가지표 사용.
이슈 2: 계약 조건 충돌
- 문제: 계약 조건의 모호함으로 인해 분쟁 발생.
- 해결 사례: 법적 검토 및 표준 계약서 활용.
최신 트렌드 및 유관 툴
애자일 조달 접근법
- 점진적 조달 방식을 활용하여, 필요에 따라 자원을 지속적으로 확보.
- 단기적인 스프린트를 통해 조달 위험 요소를 최소화.
디지털 조달 관리 툴
- SAP Ariba: 계약 및 공급망 관리 플랫폼.
- Coupa: 조달 및 지출 관리 통합 솔루션.
- Oracle Procurement Cloud: 예산 관리와 연계된 조달 자동화 툴.
성공적인 조달 관리의 주의사항
- 투명한 커뮤니케이션: 공급업체와 명확하고 투명한 의사소통 유지.
- 계약 조건 검토: 법적 요구사항 및 프로젝트 범위에 부합하는지 검토.
- 지속적인 모니터링: 계약 이행 상황을 정기적으로 점검.
- 위험 관리 계획 수립: 공급망 중단과 같은 상황에 대비한 비상 계획 마련.